Архивный отдел
Архивный отдел администрации Калачевского муниципального района
Волгоградской области.
Начальник архивного отдела - Наумова Алла Викторовна
Ведущий специалист - Никулина Раиса Николаевна
Почтовый адрес: 404507, ул.Октябрьская,71, г.Калач-на-Дону, Волгоградская область.
Телефон/факс: 8(84472)3-19-23
График работы:
-понедельник-пятница 8.00-17.00
-приемные дни: понедельник, вторник, среда 9.00-16.00
-выходные дни: суббота - воскресенье
При обращении в архивный отдел необходимо иметь:
-документ, удостоверяющий личность (паспорт);
-доверенность для представителя заявителя (копию и подлинник);
-копию трудовой книжки ( в случае потери трудовой книжки необходимо знать полное название организации, даты приема и увольнения).
Для исполнения социально-правового запроса ( архивная справка о заработной плате за 60 месяцев для начисления пенсии, подтверждение трудового и льготного стажа, о начале трудовой деятельности при несоответствии записи на титульном листе трудовой книжки), необходимо представить следующие данные:
1.ФИО (полностью).
2. Адрес по прописке.
3.Полное наименование предприятия по трудовой книжке.
4 Номер приказа и полная дата (число, месяц, год) приема и увольнения.
5.Приказы о переводах на другую должность.
6.Наименование специальности или занимаемая должность.
7.Для льготного стажа нужны все переводы с одной специальности на другую ( номер приказа и полная дата), специальность.
8.Полная дата в случае изменения фамилии, имени, отчества, с указанием изменений за данный период.
9.Для женщин - полная дата рождения детей за данный период.
10.Копия трудовой книжки за данный период.
Для исполнения тематического запроса (решение, распоряжение, жилого дома, гаража, о перестройки жилого дома; о получении индивидуальной земельной доли в собственность или для ведения крестьянско-фермерского хозяйства), необходимо представить следующие данные:
1.ФИО ( полностью).
2. Адрес по прописке.
3.Номер решения, распоряжения или постановления, полная дата интересующего документа.
4.Адрес интересующего объекта.
5.Фамилия, имя, отчество – на какое имя данный документ издавался в данный период.
Порядок исполнения запросов:
- При обращении граждан или представителей различных государственных (негосударственных) учреждений в архивный отдел по различным вопросам, письменные запросы рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, в исключительных случаях начальник архивного отдела, либо уполномоченное на это лицо вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
- Информацию о получении необходимых сведений можно получить, непосредственно в архивном отделе при личном или письменном обращении.
- Специалисты архивного отдела осуществляют анализ тематики, поступивших запросов граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющего в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала.
- В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, специалист направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
- В случае если запрос не может быть исполнен, гражданину направляется письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих организаций или архивов.
- По документам архивного отдела выдаются: архивные справки, архивные копии, архивные выписки, ксерокопии документов.
-Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
.
Основными задачами архивного отдела являются:
1.Осуществление на территории Калачевского муниципального района полномочий в сфере архивного дела в пределах своей компетенции.
2.Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению.
3.Комплектование архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими научно-историческое экономическое, политическое, социальное или культурное значение для населения Калачевского муниципального района Волгоградской области.
4.Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Калачевского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
5.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан на доступ к архивным документам, организация использования документов.
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
1. Осуществляет хранение:
-документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;
-документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории Калачевского муниципального района и отнесенных к федеральной собственности в собственности Волгоградской области;
-документов негосударственных организаций, общественный организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел на договорной основе;
-документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Калачевского муниципального района;
-фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-, фото-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее Калачевского муниципального района;
-печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
-учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности архивного отдела.
2. Осуществляет учет документов, принятых в архивный отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.
3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4. Разрабатывает списки организаций – источников комплектования архивного отдела, представляет их на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области и на утверждение администрации Калачевского муниципального района.
5. Организует отбор архивных документов организаций – источников комплектования архивного отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в архивный отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.
6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию архивного отдела записями воспоминаний, материалами фото-, кино- и видеосъемок знаменательных событий и мероприятий Калачевского муниципального района.
7. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящихся в архивном отделе, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы с целью оперативного использования документальной информации.
8. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования архивного отдела.
9. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций – источников комплектования архивного отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.
10. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций – источников комплектования архивного отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, Инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.
11. Осуществляет в установленном порядке:
-рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии Комитета по Управлению архивами Администрации Волгоградской области поступившие от организаций – источников комплектования архивного отдела описи дел постоянного срока хранения;
-согласование описей документов по личному составу организаций – источников комплектования архивного отдела, (а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел).
12. Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.
13. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдает архивные справки, заверенные копии архивных документов, выписки из них.
14. Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.
15. Использует документы архивного отдела в социально-экономических и культурных целях организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио- и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.
16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.
17. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.
18. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.